Katılımcı paneli (araştırma katılım paneli, müşteri paneli) kullanıcı araştırmalarına katılmaya önceden rıza vermiş, araştırmalara katılmaya gönüllü kullanıcıların toplandığı, kriterlere uygun kullanıcıların kullanıcı deneyimi araştırmalarına katılımcı olarak dahil edilmesine olanak veren platformdur. Organik bir şekilde büyüyebilen bir katılımcı paneli kurmak, kurulan paneli aktif tutmak yer yer ciddi bir efor gerektirse de; çalışır bir durumdaki bir katılımcı paneli, araştırmaların yürütülmesi noktasında kurumlara ciddi bir esneklik kazandırır:
Temin sürelerini kısaltarak araştırma sıklığını artırır
Katılımcılar önceden tutumsal ve davranışsal kriterlere göre filtrelenebildiği için katılımcı temini tarama anketi çıkmaya gerek kalmaz ya da tarama anketinde daha az soru sorulur. Böylelikle araştırma yürütücülerinin operasyonel yükü azalır. Diğer yandan, katılımcıların rızalarının panele kayıt formunda alınmış, katılımcılara ilişkin kilit bilgilerin de panele işlenmiş olması da araştırmalar öncesi daha odaklı bir kitleyle iletişime geçilmesine yardımcı olur. Bu durum, temin sürecini hızlandırmasının yanında, potansiyel iptallerin de sıklığını düşürür.
Temini zor olan katılımcılarla araştırma yürütülmesini kolaylaştırır
Katılımcıları uzun süreli ve birden fazla fazı olan çalışmalara dahil olmaya motive etmek zor olabilir. Yine spesifik kriterlere sahip, sıklığı düşük katılımcı gruplarına erişim gerektiren çalışmalar da katılımcı temini noktasında araştırmacılara soğuk terler döktürebilir. Halihazırda aktif, çalışır durumda olan bir katılımcı paneli, barındırdığı araştırmaya gönüllü katılımcı havuzu sebebiyle, bu gibi çalışmaların ölçeklenmesini ve yürütülmesini kolaylaştırır.
Katılımcı paneli hangi kurumlar için uygundur?
Katılımcı paneli kurmadan önce özellikle firmanın kullanıcı profili, sayısı ve araştırma ekibinin yapısının katılımcı paneli kurmaya ve sürdürmeye uygun olması gerekir. Katılımcı paneli, belli seviyede araştırma yapma kabiliyetine sahip her kuruma değer önerebilen bir yapı olsa da, özellikle katılımcı havuzunun kurulması ve güncel tutulması noktasında dedike bir efor gerektirmesi sebebiyle özellikle çok fazla kullanıcısı olan, sık araştırma gerçekleştiren firmalar için daha uygun olacaktır. Bu doğrultuda yurtdışında Google, IBM ve Atlassian gibi kullanıcı ve araştırma yürütücüsü sayısı fazla firmaların kendi katılımcı panellerini kurdukları görülmektedir.
Katılımcı paneli nasıl kurulur?
Katılımcı panelinin firmanız için uygun olduğuna karar verdiniz diyelim. Kararınızı verdikten sonra sizi oldukça büyük bir iş yükü bekleyecektir. Katılımcı paneli özellikle firmanın bir ürünü veya altyapı mekaniği olarak düşünülmeli; sistematik bir şekilde geliştirilmeli ve güncel tutulmalıdır.
Katılımcı paneli kurulma sürecinde özellikle mevcut araştırma/ temin sürecinin incelenmesi, stratejinin belirlenmesi, sorumlulukların netleştirilmesi, akışların ve materyallerin tasarlanması ana adımlar olarak öne çıkar.
1.Mevcut araştırma ve katılımcı temini sürecinin incelenmesi
Katılımcı paneli kurmadan önce araştırma ekibi ya da ekiplerindeki mevcut araştırma ve katılımcı temini süreçlerini öğrenmek gerekir. Böylelikle katılımcı temini sürecindeki noktalara dair içgörüler, acı noktaları ve araştırmacıların bu süreçteki ihtiyaçları ortaya çıkarılır.
2.Katılımcı paneli stratejisinin tanımlanması
Katılımcı temini süreci incelendikten, sürece dair içgörüler ve acı noktaları ortaya çıkarıldıktan sonra, panelin hayata geçirilmesinde kritik olabilecek ürün, iş geliştirme, data analitik gibi ekiplerden paydaşlarla birlikte katılımcı panelinin stratejisi belirlenir. Stratejide katılımcı panelinin araştırma süreçlerine nasıl entegre olacağı, objektifleri, iletişim kanalları, engelleyici ve kısıtlayıcı faktörler detaylı bir şekilde belirlenir. Paneli kullanacakların rolleri ve sorumlulukları tanımlanarak panelin sürdürülebilir bir şekilde yönetilmesi sağlanır. Ancak panel kullanılmaya başlandıktan sonra faktörlerdeki değişkenlikler göz önüne alınarak strateji ve süreçte izlenen yol haritası güncellenebilir; ortaya konan yapı, tasarlanan materyallerde değişikliğe gidilebilir.
3.Katılımcı paneli akışlarının tasarlanması
Katılımcı paneli stratejisi belirlendikten sonra panelin kullanım senaryoları ve akışları çıkarılır. Tasarlanan akışlar paydaşlarla birlikte derinleştirilerek, deneyim kullanıcılara göre şekillendirilir. Senaryoların çalışma türüne ve kanallara göre değişkenlik göstereceği unutulmamalıdır.
4.Katılımcı paneli materyallerinin tasarlanması
Katılımcı panelinin stratejisi belirlendikten ve akışlar tasarlandıktan sonra bu doğrultuda panel ile ilişkili materyaller hazırlanır. Ortalama bir katılımcı paneli için altta yer verdiğimiz temel materyalleri tasarlamak gerekir:
Landing page, mailing, push gibi farkındalık içerikleri
Katılımcı panelinin, ürün/ servis kullanıcıları tarafından fark edilmesini sağlar. Panele kayıt formunu içeren landing page ve mailing gibi kanalların çeşitlendirilmesi panele araştırmaya gönüllü daha fazla katılımcıyı kazandırmada etkili olur.
Panel kayıt formu
Panele katılanların ön rızasını içerir; katılımcıların hangi araştırmaya katılmaya uygun olabileceğini gösteren demografik ve tutumsal verilerin alınmasında etkili olur.
Açık rıza ibaresi ve aydınlatma metni
Panele katılacaklara verilerinin nasıl işleneceği, saklanacağı ve aktarılacağını belirtir; planlanacak araştırmalardan önce ayrı ayrı rıza formu alınması gerekliliğini ortadan kaldırır.
Ayrılma formu
Katılımcıların panelden istedikleri zaman ayrılmasına imkan verir. Katılımcıların erişebileceği kanallarda açık bir şekilde gösterilir.
Veritabanı
Katılımcı paneline katılma sürecinde ve katıldıktan sonra katılımcı verilerinin tutulduğu yerdir. Aydınlatma metninde verilerin hangi veritabanlarında saklanacağı belirtilir.
Kurum İletişim Bilgisi
Panele dahil olmuş katılımcılara hızlı ve etkili şekilde iletişim sağlama, panel sahibinin güvenilirliğini ifade etme noktasında kurum adına da yer veren bir iletişim alanı kurgulamak panelin kurumla ilişkisini de yansıtması sebebiyle potansiyel tereddütlerin, soru işaretlerinin önüne geçer.
Katılımcıları planlama için ajanslar, müşteri hizmetleri ve araçlar
Panel katılımcılarının, araştırmalara hızlı ve pürüzsüz şekilde kazandırılması amacıyla müşteri hizmetleri ve katılımcı teminine özelleşmiş ajanslar ile akışlar, iletişim materyalleri tasarlanır. Müşteri hizmetleri ya da ajanslar olmadan da aracısız bir şekilde planlama yapabilmek için özelleşmiş randevu/ takvim araçlarının (Calendly vb.) akışları, iletişim materyalleri hazırlanır.
Teşvikler
Panele ya da araştırmaya katılacaklara iletilecek teşvikler belirlenir; teşvikler ile ilgili bütçenin planlanması noktasında yardım alınır. Katılımcı profillerine göre teşvik türleri ve miktarları çeşitlendirilerek, katılımcı paneli dahil olmaya daha cazip hale getirilir.
Teşvik aktarım araçları
Teşviklerin kullanıcılara nasıl aktarılacağı belirlenir. Araştırma ekibi, ajans veya özelleşmiş araçların akışları, iletişim materyalleri tasarlanır.
5.Tanıtım Stratejisinin Belirlenmesi
Panel kurulmadan önce çıkarılan stratejide iletişim kanallarının ne olacağı belirlense de panelin tanıtımı ve bilinirliği için ayrı bir iletişim stratejisi oluşturulur. Bu stratejiyi takiben alınacak aksiyonlar, CRM, Marketing veya CX gibi ilişkili ekiplerdeki kritik paydaşlarla beraber şekillendirilerek, araştırmaya gönüllü daha fazla kişinin paneli keşfetmesi sağlanır; panelde yer alan katılımcıların aktifliği ve panele olan ilgisi artırılır.
6.Katılımcı panelinin canlıya alınması
Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra katılımcı paneli özellikle kullanıcıların aktif olduğu bir zamanda canlıya alınır.
Katılımcı panelinin ne olduğundan, ürün geliştirme süreçlerine neler katabileceğinden, hangi firmalar için uygun olabileceğinden ve en son da nasıl kurulacağından bahsettik. Serinin ikinci yazısında katılımcı paneli kurduktan sonra panelin nasıl yönetiliceği ve araştırma süreçlerine nasıl entegre edileceğinden bahsedeceğiz.
